Portail de connaissance IISA de l'administration publique

Christian Henrard: Selon moi, le secteur public est innovant à partir du moment où il met en place des équipes qui sont chargées dans les différents domaines de la gestion administrative de développer et mettre en Å“uvre des outils de gestion adéquats. Ces outils doivent dès lors utiliser au maximum et de manière optimale les technologies modernes et être développés de manière telle qu’ils soient directement utilisables à tous les niveaux de pouvoir, moyennant une éventuelle customisation qui doit rester des plus minimalistes.

IISA : Sachant que le secteur public est rétif aux changements, existe-t-il un moment clé qui suscite l’innovation?

CH : Pas que je sache. De plus, nous n’avons pas la possibilité d’imposer aux utilisateurs potentiels d’utiliser les outils que nous avons développés. Nous essayons donc tant que faire se peut d’avoir recours à la mise en Å“uvre d’incitants de sorte à « forcer la main » de ces utilisateurs; mais avant d’atteindre une utilisation significative d’un outil mis en ligne, il faut, dans notre cas particulier certainement, attendre jusque 2 ans.

IISA: La mise en place du Service Fédéral e-Procurement est relativement récente, pouvez-vous nous décrire, en quelques lignes, les facteurs qui ont conduit l’administration belge à cette innovation? Quels ont été les obstacles?

CH : Notre service existe sous sa forme actuelle depuis janvier 2005, mais nous avons commencé à préparer et mettre en Å“uvre les premiers développements début 2000, au sein de la Défense. Nous avons alors migré vers un autre organisme parce que la Défense ne désirait plus supporter ces activités qui ne font naturellement pas partie de son « core business ».
Il est bien entendu que le processus relève de procédure très lourdes et très longues, et certainement dans la phase de définition des besoins et des méthodes de travail. Une fois cette phase acquise, nous avons défini et développé le premier module qui était JEPP. Le succès n’a pas été au rendez-vous, et nous avions du passer par une phase d’adaptation très longue, que nous avons fait suivre par une phase de consolidation qui elle a commencé à donner ses résultats dans le courant de 2005. C’est à partir de ce moment que nous avons commencé à mettre au point les autres applications (modules) définies dans le processus global e-Procurement.
Pour tous les modules et outils un peu particuliers développés au sein de ces modules, les plus grandes difficultés rencontrées sont la limitation des technologies et la très grande résistance au changement rencontrée tant chez les « fonctionnaires » que dans les entreprises.

IISA: En quoi votre service est-il innovant? Quels sont les apports essentiels de cette initiative?

CH : Par les outils que nous mettons en place, nous tentons de simplifier le travail de chacun des acteurs des marchés publics. Nous sommes arrivés à raccourcir les délais de mise à disposition de l’Info à leur plus simple expression, en mettant tous les documents officiels et à diffuser, directement à disposition de qui doit en savoir, en ligne, pratiquement instantanément.
De cette manière, nous avons supprimé tous les délais postaux et autres de manutention, et l’information est à disposition durant une période beaucoup plus longue, et l’utilisation d’intermédiaires est devenue superflue.
De plus, nos applications ne se contentent pas de faire de la publication ou de la mise à disposition pure et simple d’information, mais nous gérons aussi, et exploitons, toutes les données exploitables directement par les systèmes de sorte à éviter un maximum d’introductions redondantes et, ainsi, de diminuer les risques d’erreurs. Les applications communiquent également très étroitement entre elles, c’est ainsi que e-Tendering peut être activé à partir d’e-Notification, …

IISA: Après un mois de fonctionnement, quels sont les premiers résultats? Quels sont les premiers écueils?

CH : e-Procurement met des modules à disposition depuis maintenant 4 bonnes années (voire plus). L’application e-Tendering est opérationnelle depuis 2006. e-Notification est opérationnelle depuis juin 2008, mais est la suite de JEPP. Nous disposons également d’une application e-Catalogue, mais celle-ci est en phase de test et va devoir évoluer très fort.
Les résultats sont que nous disposons en matière de notices publiées de 97% de tout ce qui est publié en Belgique et que ce pourcentage devrait encore augmenter  pour atteindre 100% début 2010. Nous avons été rejoints par la plupart des grands organismes publics, les autres fonctionnant avec nous via un système automatisé d’échange de données qui évolue également sans cesse.
Nous constatons également que l’application e-Tendering commence doucement à avoir du succès du côté fonctionnaires, mais les firmes éprouvent encore toujours des difficultés à introduire leurs offres électroniquement.

IISA: De votre point de vue, quelles sont les perspectives qu’ouvre ce nouveau service en termes d’efficacité pour l’administration publique et de facilité pour l’usager (qu’il soit utilisateur ordinaire, entreprise ou fonctionnaire)?

CH : Du point de vue perspectives, toutes nos applications sont intégrées, de sorte que nous offrons une plate forme d’accès unique et la plus complète possible pour les fonctionnaires. Pour les entreprises, nous désirons de la sorte devenir le point national unique d’accès aux informations de marchés publics
L’utilisateur anonyme peut utiliser les applications aussi loin que les informations qu’il consulte sont « open ». Il peut ensuite d’une manière ou d’une autre se créer ou faire créer un compte.
Pour le fonctionnaire, nous apportons visibilité, outils de gestion, optimalisation des délais, sécurité, transparence et simplification.
Pour les entreprises, facilité et rapidité d’accès, plus grande visibilité, multitude d’outils, optimalisation des délais, simplification,  sécurité dans les transferts et la gestion des données.

IISA: D’après vous, est-ce que votre nouveau service contribuera à plus de transparence des marchés publics et comment?

CH : Nos outils sont taillés de sorte à pouvoir engranger multitude d’informations, et de les diffuser, ou de les mettre à disposition des organes de surveillance ou de contrôle. Cette utilisation est juste un problème de volonté.
Nous avons mis à disposition, par exemple dans l’application e-Notification, de systèmes d’approbation préalable des dossiers avant publication, de forums de questions/réponses, la possibilité de publier tous les documents nécessaires en ligne et instantanément. La possibilité pour chacun des rôles de se créer un espace personnel de travail, de stockage, et de consultation.
Nous améliorons sans cesse la visibilité et les possibilités de consultation des dossiers (ce qui peut en être vu) dans e-Tendering.
Nous sommes également occupés à mettre au point une application plus performante encore de gestion de catalogues électroniques qui permet tout le processus depuis la définition du catalogue, indépendamment de sa complexité, jusqu’à la prononciation des réceptions des matériels ou des services.
Pour toutes nos applications, nous étudions la possibilité de communiquer en direct avec les institutions de gestion budgétaire ou autres organismes de gestion, afin d’effectuer des transferts d’information à tous les stades du dossier d’achat où ce type d’échange d’information est nécessaire.

Nous avons enfin mis au point un site d’appel (www.publicprocurement.be) qui est directement relié à la plupart des outils électroniques qui existent et qui contient également un volet législation et aide aux utilisateurs.